O czym warto pamiętać organizując event? Sprawdź checklistę!

CHECKLISTA O czym warto pamiętać

Myślenie o tysiącu i jednej rzeczy podczas organizacji wydarzenia może być wyczerpujące. Musisz stale kontrolować pracę innych zespołów i podwykonawców, a także pamiętać o każdym, nawet najmniejszym szczególe. O sukcesie eventu świadczy bowiem nie tylko ogólna koncepcja, atrakcje czy goście, ale także dbałość o każdy detal.  Dlatego też przygotowaliśmy listę kontrolną, która – mamy nadzieję – okaże się pomocna. Znajdziesz w niej wszystkie najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać, by pracę nad eventem dopiąć na ostatni guzik.

Szczegóły zapytania

☐ Rodzaj wydarzenia, np. konferencja, targi, inne
☐ Termin wydarzenia, czy data jest elastyczna? Godziny dostępności w dniu wydarzenia. Przedział godzinowy montażu i demontażu
☐ Liczba uczestników
☐ Liczba stoisk
☐ Termin odpowiedzi na zapytania
☐ Informacja, do kiedy zostanie podjęta decyzja co do wyboru obiektu

Potrzebna powierzchnia konferencyjna i wystawiennicza

☐ Liczba sal, ich wielkość i możliwości podziału
☐ Dostęp do światła dziennego
☐ Ustawienie sali/sal, np. układ teatralny w sali konferencyjnej i styl kabaretowy podczas przerw
☐ Foyer np. na potrzeby ustawienia stoisk
☐ Recepcja/rejestracja
☐ Przestrzenie dodatkowe np. cateringowa, strefy chillout, studio nagrań
☐ Rozmieszczenie sal w obiekcie. Czy wszystkie znajdują się na jednym, czy różnych poziomach? Jaka jest komunikacja między salami?
☐ Szatnia. Na ile okryć wierzchnich? Z obsługą czy samoobsługowa? W jakich godzinach szatnia będzie dostępna?
☐ Pokój dla prelegentów/garderoby dla artystów/pokój do make–upu
☐ Biura Organizatora i jego wyposażenie. Czy na miejscu jest drukarnia do dyspozycji organizatora, swoboda dodruku materiałów nawet w dniu wydarzenia?
☐ Przestrzenie dodatkowe do ćwiczeń i pracy grupowej
☐ Brama wjazdowa na salę

Uczestnicy

☐ Grupa docelowa
☐ Osoby niepełnosprawne i potrzebne udogodnienia dla nich. Czy wszystkie pomieszczenia są dostępne dla osób
niepełnosprawnych?
☐ Uczestnicy
☐ Liczba miejsc parkingowych. Płatne czy bezpłatne miejsca
parkingowe?
☐ Dotarcie środkami transportu miejskiego do obiektu

Catering

☐ Przewidywana liczba przerw kawowych i lunchy
☐ Założenia wydatków na przerwę kawową. Z czego ma się składać przerwa kawowa? Czy jest rozbudowana o owoce, świeże ciasta? Serwowana czy całodzienna?
☐ Miejsce serwowania przerwy kawowej. Na sali czy we foyer?
☐ Założenia wydatków na lunch. Czy tylko drugie danie, czy pierwsze i drugie? Bufetowy czy serwowany? Czy ma być rozbudowany o wskazane potrawy/składniki? Czy ma być dostępny w wersji dla wegetarian, czy ma zawierać potrawy bez glutenu oraz informacje dla alergików?
☐ Firma cateringowa. Czy catering może być wykonany przez zewnętrzną firmę z rynku?

Windy

☐ Liczba wind zlokalizowanych na terenie obiektu. Jaka jest ich przepustowość?
☐ Oddzielna winda towarowa. Czy może być obsługiwana wyłącznie przez upoważniony personel?

Sprawy formalne

☐ Warunki rezerwacji, podpisania zamówienia i płatności
☐ Warunki współpracy z agencjami
☐ Warunki anulacji

Rekomendacje

☐ Rekomendacje obiektu
☐ Kontakty do klientów
☐ Kontakty do agencji
☐ Listy referencyjne

A co z wyposażeniem multimedialnym, transportem, zakwaterowaniem i wsparciem organizacyjno-marketingowym? Przeczytaj pełną checklistę!

Zaciekawił Cię ten temat? Przeczytaj naszego e-booka i dowiedz się, jak wybrać idealne miejsce na swój event.

Masz do nas jakieś pytania? Czekamy na Twój kontakt!