Na temat tego, jak przygotować profesjonalną prezentację powiedziano i napisano już bardzo wiele. Jednak my na co dzień spotykamy się z wykorzystaniem popularnego narzędzia jakim jest prezentacja multimedialna również w nagraniach i transmisjach wideo. O tym mówi się znacznie mniej, więc dziś coś od nas.

Zacznijmy od generalnego pytania:

Jak wykorzystać prezentację w wideo?

Sposobów jest wiele. Jednym z nich jest prezentacja jako element w webinarium, szkoleniu wideo czy prezentacji produktowej. We wszystkich tych sytuacjach prezentacja będzie widoczna w obrazie jako element tła, na przykład tak, jak w jednym z naszych webinariów:

Oczywiście nie trzeba do tego wykorzystywać od razu studio z zielonym tłem i wirtualnej scenografii, ale jak widać na załączonym obrazku – slajd ma kluczowe znaczenie dla odbioru całości, bo jest widoczny praktycznie cały czas (często nawet na pełnym ekranie, zamiennie z prowadzącym).

Kontekstów do wykorzystania prezentacji jest więc naprawdę sporo, więc jeśli działasz z wideo i przekazujesz wiedzę innym, to powód się pojawi prędzej czy później. Pytanie nie brzmi więc: czy?, ale: jak?

No więc: jak?

Pierwsza refleksja: które narzędzie jest właściwe? Jedni stosują przecież Power Point z pakietu Office, „jabłkowi” używają Keynota, a jeszcze inni Prezi. Jest też spora grupa zwolenników rozwiązań darmowych, np. Impress z rodziny Open Office czy nawet prezentacji wykonanych w Google Docs. Odpowiedź jest jedna: przygotuj prezentację w narzędziu, którego używasz na co dzień. Na pewno nie jest kwestią kluczową czy będzie to ten czy inny program. Liczy się znajomość zasad (o których za chwilę), oraz trochę zdolności w zakresie grafiki i typografii.

Jednym z częściej popełnianych błędów jest porzucanie starego dobrego Power Pointa na rzecz popularnego od kilku sezonów Prezi, bo przecież Prezi jest takie ładne. Zauważ, że każda prezentacja to historia, którą masz do opowiedzenia. Animowane przejścia między ekranami w Prezi czy doskonale dopasowane layouty w Keynote nie opowiedzą tej historii za ciebie. Ucieczka w modne narzędzia nie jest rozwiązaniem.

Jeśli więc czujesz, że brakuje ci czegoś w dziedzinie tworzenia ciekawych prezentacji, to zmiana narzędzia nie pomoże, a jedynie chwilowo przysłoni niedostatki. Lepiej po prostu trochę podszkolić się w tym temacie, a wtedy zwykła kartka i flamaster mogą okazać się niezwykle multimedialnym narzędziem.

Skąd bierzemy treść?

Jeśli pomyślałeś sobie, że to głupie pytanie, bo przecież masz prezentacje z których korzystasz już robiąc szkolenia czy spotkania z klientami, to zatrzymaj się i weź oddech: te prezentacje to doskonała inspiracja, ale nie zastąpią nam tego, co potrzebne jest do wideo. Nie wystarczy skrócić prezentację czy zamienić kolejność slajdów. To co sprawdza się na sali szkoleniowej nie sprawdza się zupełnie w studio. Tak samo jak szkolenie nie jest nagraniem wideo.

Bardziej przydatne będą prezentacje z różnego rodzaju wystąpień publicznych na konferencjach – zazwyczaj w kwestii dynamiki przekazu jedna godzina wystąpienia przed kamerą jest podobna do jednej godziny wystąpienia publicznego. Zakładając oczywiście, że nie było to wystąpienie 4-godzinne, bo o jakiej dynamice możemy wtedy mówić.

Niemniej jednak taki plik może stanowić już podstawę do napisania naszej historii. A skąd wziąć treść? To pytanie pozostawię bez odpowiedzi, bo każdy ma swoje źródła i sposoby.

Plik > Nowy

Podstawowa rzecz o której musimy pamiętać: w 99% przypadków do nagrań wideo przygotowujemy prezentację w układzie panoramicznym 16:9. Jest to zła wiadomość dla wszystkich tych, którzy mają już przygotowane „slajdy”, bowiem do niedawana standardem był układ 4:3 i tak też domyślnie uruchamiał się Power Point. Niektórych więc czeka trochę roboty z poprawieniem pliku, na szczęście można to zrobić łatwo, bo w każdym programie istnieje możliwość zmiany proporcji już po stworzeniu gotowej prezentacji czy nawet w trakcie. Należy jednak pamiętać, że zmiana z 4:3 na 16:9 na gotowym projekcie może sprawić, że niektóre grafiki, tabele i bloki tekstowe zmienią swoje rozmiary i położenie. Nie zależy więc tego zostawiać na ostatnią chwilę, bo ostatnie szlify materiału mogą zająć więcej, niż 10 minut.Lorem ipsum

W kolejnym kroku sięgamy po brandbook naszej firmy. Prezentacja oznacza zazwyczaj poruszanie się w pewnym szablonie. I nawet jeśli, tak jak ja, jesteś wrogiem szablonów, to trzeba zdecydować się na tak podstawowe rzeczy jak przestrzeń kolorów, którą wykorzystamy – dobrze jeśli obiekty, grafy, wykresy będą korespondowały z identyfikacją wizualną firmy, a prościej mówiąc: z kolorami na naszym logo.

Dalszy etap to wybór kroju i rozmiaru czcionki. Na ten temat powstała masa opracowań, więc nie będę tego powielał. Zaznaczam tylko jedną rzecz – zastanów się w jakiej formie prezentację będzie oglądał widz. W odróżnieniu od szkolenia, gdzie wszyscy siedzą przed ekranem projektora, tutaj widz będzie mógł odbierać przekaz zarówno na 40-calowym telewizorze, jak i ekranie smartphone. Bez względu na rodzaj „odbiornika” treść musi być czytelna. Stosowanie czcionki w rozmiarze 8 pkt może się więc skończyć kiepsko. Unikamy również nietypowych krojów ze znienawidzonym przez grafików Comic Sans na czele. Nietypową czcionką nikomu nie zaimponujemy, a możemy jedynie utrudnić odbiór.

Jeśli korporacyjny brandbook zmusza cię do stosowania mało popularnych czcionek, to całą prezentację dostarcz realizatorom razem z tymi czcionkami lub w formie pliku PDF, inaczej tekst może wyświetlać się niewłaściwie. Pośrednim problemem są licencje na wykorzystanie płatnych czcionek. Jeśli czcionka kosztuje kilkaset dolarów to jest prawdopodobne, że realizatorzy nie mają takiej, a ty nie ma praw licencyjnych aby się nią dzielić. Czcionka – mały element, a dużo problemów.

Wygląd prezentacji projektuj w trybie „Wzorzec slajdów”, w którym przygotujesz sobie kilka standardowych layoutów, a nie będziesz musiał za każdym razem formatować tekstu na każdym slajdzie. To znacznie przyspiesza pracę. Dla celów testowych możesz użyć znanej frazy lorem ipsum…, aby sprawdzić, jak tekst „układa” się na slajdzie.

Kliknij, aby dodać tytuł

Kolejne pytanie, które zadają sobie twórcy prezentacji: co powinno być na slajdzie? Czy raczej inspirować obrazami i pojedynczymi hasłami, czy lepiej wykorzystać ekran do przekazania konkretów?

To zależy od tego, co chcemy przekazać – odpowiedź o tyle oczywista, co trudna do realizacji w praktyce. Nagrania czy webinaria skupiające się na tematach „twardych” (prawo, podatki, IT) będą wymagały konkretów. W pozostałych przypadkach można prezentację potraktować trochę jak rekwizyt w naszym wystąpieniu, który wzmacnia przekaz.

Jeśli zaś chcemy skupić się na obrazach, to z pomocą przyjdą nam np. bezpłatne banki zdjęć (jak Pixabay.com), choć trzeba mieć świadomość, że materiały tam zawarte nie są wolne od wad prawnych związanych z prawami autorskimi. To jest zupełnie osobny temat, który – jeśli będzie potrzeba – w przyszłości rozwinę, ale korzystając ze źródeł internetowych warto na wszystko spoglądać z odrobiną rozwagi. Pamiętajmy, że prezentacja utrwalona w nagrania i powielona np. przez YouTube przetrwa lata i każdy błąd może wiele kosztować.

A jeśli już korzystamy ze zdjęć, to choć czasem wybierajmy te mniej „sztokowe”. Kolejny slajd z uściskiem dłoni, czy amerykańscy (z wyglądu) biznesmeni sztucznie uśmiechający się do siebie wybielonym uzębieniem po którymś razie stają się irytujący, a później – zabawni. Czasem warto poszukać rzeczy mniej wycyzelowanych przez Photoshopa, ale zaskakujących i może trafniej oddających to, co mamy do powiedzenia.

Warto też zastanowić się, które fragmenty treści wymagają podania jej wielokanałowo? Na przykład, gdy podczas wystąpienia nawiązujemy do określonych stron internetowych, orzeczeń sądowych lub cytujemy, to warto uwzględnić to na slajdzie. Choćby po to, aby podać źródło.

W innych przypadkach będzie wręcz nieskazane powielanie treści, którą będziemy mówili do kamery. Na pewno należy unikać sytuacji, gdy slajdy będą nam służyły za repozytorium notatek. To nigdy nie wygląda dobrze, gdy czytamy z ekranu, z wyjątkiem sytuacji, gdy cytujemy.

Prowadzący spotkania handlowe, którzy posiłkują się prezentacjami pewnie dobrze znają sytuację, gdy rozmówca zerka raz na slajd, raz na nich i nie do końca wie na czym ma się skupić. Czytać czy słuchać – myśli sobie – chyba czytać, skoro pokazuje slajdy. W ten sposób tracą uwagę odbiorców nie tylko handlowcy, ale i występujący przed kamerą.

Dodaj nowy slajd

Nie ma również dobrej odpowiedzi na pytanie ile slajdów powinna mieć prezentacja. Choć ludzie o ścisłym wykształceniu nadal mi nie wierzą, to nie ma wskaźnika ani wzoru którym można by obliczyć ile slajdów przypada na minutę nagrania. Sam prowadziłem 45-minutowe webinaria w których prezentacja miała 60 slajdów, a innym razem – 3 (słownie: trzy), z czego pierwszy i ostatni były wymagane przez organizatora jako slajd tytułowy i końcowy.

Zupełnie wszystko zależy od scenariusza, jaki przyjmiemy. Czy jesteśmy gawędziarzami, czy może kurczowo trzymamy się konkretu? Sprawdźmy to „na sucho” trenując z naszą prezentacją. Swoją drogą – to niezłe ćwiczenie przed nagraniem. Większość aplikacji do przygotowywania prezentacji pozwala na obliczenie „tajmingu”, czyli tzw. chronometraż, co przydaje się tak samo w wystąpieniach publicznych jak i w studio.

Dobra prezentacja nie dzieli się na slajdy, ale na wątki. I może tak należałoby to tego podchodzić. Zasada „1 myśl = 1 slajd” może się sprawdzić, w szczególności, jeśli robisz taką prezentację pierwszy raz.

Zapisz jako…

Najbardziej uniwersalnym formatem, który jest odtwarzany przez praktycznie każdy komputer jest PDF. Niestety, nie jest to format zbyt multimedialny, więc z trudem przygotowane animacje czy przejścia między slajdami po prostu znikną.

Dlatego z punktu widzenia realizatora dobrze jest otrzymać prezentację także w formacie otwartym (właściwym dla programu, którego używamy) oraz – jako wzorzec – PDF, aby móc podejrzeć czy wszystkie czcionki i inne obiektu się właściwe wyświetlają.

Otrzymanie prezentacji wcześniej umożliwi też sprawdzenie jej przed nagraniem. A wie to każdy piszący, że po jakimś czasie nie zauważa się już własnych literówek. Dobrze więc, aby prezentację obejrzał ktoś niezależny, a jeszcze lepiej, jeśli będzie to właśnie realizator naszego nagrania, bo przy okazji pozna on temat.

I jeszcze jedna rada na koniec: Zapisuj efekty swojej pracy na bieżąco. Komputery lubią odmawiać posłuszeństwa, gdy wiedzą, że następnego dnia masz nagranie.